Einblicke · Analysen
Eine Rechnung genügt nicht
Eine Gesellschaft entscheidet selbst, wofür sich eine Ausgabe lohnt. Nachweisen muss sie, dass sie erhalten hat, wofür sie bezahlt hat. Ein Urteil des Bundesgerichts vom August 2026 zeigt, woran dieser Nachweis scheitert.
Der steuerbare Gewinn einer Gesellschaft ist, was nach dem geschäftsmässig begründeten Aufwand bleibt (Art. 58 Abs. 1 Bst. b DBG, das Gesetz über die direkte Bundessteuer; Art. 24 Abs. 1 Bst. a StHG, das Gesetz, das die kantonalen Steuern harmonisiert). In dieser Regel stecken zwei Fragen, und das Bundesgericht hält sie auseinander.
Die erste ist, ob ein Aufwand begründet ist. Massstab ist, ob er aus unternehmerischer Sicht kaufmännisch vertretbar ist, und es ist nicht Sache der Steuerbehörde, seine Zweckmässigkeit in Frage zu stellen. Die zweite ist, ob der Aufwand tatsächlich entstanden ist: ob mit dem Geld wirklich Leistungen eingekauft wurden, die der Gesellschaft zugeflossen sind. Das ist eine steuermindernde Tatsache, also muss die Gesellschaft sie beweisen. Fehlt der Beweis, trägt sie die Folgen.
Der Fall
Das Urteil 9C_604/2025 vom 28. August 2026 betrifft eine GmbH im Kanton Thurgau, deren einziger Gesellschafter zugleich ihr Geschäftsführer ist. Für 2022 deklarierte sie einen steuerbaren Reingewinn von CHF 122'172. Die Steuerverwaltung rechnete eine Reihe von Aufwendungen auf und veranlagte CHF 449'154, auf Einsprache hin CHF 439'134. Vor Bundesgericht waren noch CHF 196'739.60 strittig, in Rechnung gestellt von drei Lieferanten.
Drei Lieferanten, drei Arten, wie eine Rechnung nicht genügt
Die Feststellungen stammen vom Verwaltungsgericht des Kantons Thurgau. Das Bundesgericht prüft Sachverhaltsfeststellungen nur auf Willkür und fand keine:
- Sieben Rechnungen, jede sofort bar bezahlt.
Vom ersten Lieferanten CHF 59'228 im Lauf des Jahres, jede Rechnung vom einzigen Gesellschafter umgehend bar bezahlt und seinem Kontokorrent bei der Gesellschaft gutgeschrieben. Die Gesellschaft ging nur bei diesem Lieferanten so vor, begründete es nicht und behauptete auch nicht, der Lieferant habe Barzahlung verlangt. Die Rechnungen waren pauschal, was das Gericht im Bausektor als absolut unüblich bezeichnete, und Regierapporte gab es keine. Alle sieben trugen dieselbe Bezeichnung, mit denselben Schreibfehlern und im selben Schriftbild wie die Rechnungen einer anderen Firma aus dem Vorjahr. Das Gericht ging mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit von fingierten Rechnungen aus.
- Rechnungen, die nie sagten, wann.
Vom zweiten Lieferanten blieben CHF 37'511.60 strittig. Die Rechnungen nannten ein Bauobjekt und «Monteur 1» oder «Monteur 2», aber nirgends, wann gearbeitet wurde. Im Bausektor werden Regiestunden in täglichen Rapporten festgehalten, welche die Auftraggeberin prüft und in der Regel visiert. Ohne sie fehlte ein glaubhafter Nachweis, dass die Stunden für die Gesellschaft geleistet wurden, und eine periodengerechte Abgrenzung war unmöglich. Zwei weitere Zahlungen an denselben Lieferanten hatten gar keinen Beleg; diese anerkannte die Gesellschaft vor Bundesgericht.
- Ein Lieferant, den es noch nicht gab.
Die dritte Rechnung über CHF 100'000 verrechnete die Bauleitung durch den einzigen Gesellschafter der Gesellschaft selbst, von Januar 2021 bis April 2022. Die Lieferantin, eine Aktiengesellschaft mit derselben Person im Verwaltungsrat, war im Oktober 2021 gegründet und im November eingetragen worden. Das Gesetz erlaubt, im Namen einer werdenden Gesellschaft Verpflichtungen einzugehen (Art. 645 OR), aber nur mit einem tatsächlich in ihrem Namen geschlossenen Vertrag, und ein solcher wurde nicht nachgewiesen. Die Lieferantin wies in ihrer Jahresrechnung 2022 keinen Personalaufwand aus, und in der Fusszeile der Rechnung standen Adresse, Telefonnummer, E-Mail, IBAN und Firmennummer der Gesellschaft, die sie bezahlte.
Das Bundesgericht wies die Beschwerde ab. Grösstenteils zeigte sie nicht auf, weshalb die kantonale Beweiswürdigung willkürlich sein sollte: Die Rechnungen als taugliche Belege zu bezeichnen oder die eigene Sichtweise zu wiederholen, genügt dafür nicht. Das Urteil ist also eine Bestätigung, keine neue Regel. Drei Punkte darin stammen aber vom Bundesgericht selbst.
Ein schriftlicher Vertrag war nicht verlangt. Die Gesellschaft machte geltend, der Vertrag mit der dritten Lieferantin habe nicht schriftlich sein müssen. Das Bundesgericht gab ihr recht und hielt fest, dass die Vorinstanz dies nie verlangt hatte. Es fehlte jeder Nachweis, dass ein Vertrag bestand, und die Rechnung war dieser Nachweis nicht.
Das eigene Wort der steuerpflichtigen Person wiegt wenig. Die Gesellschaft wollte ihren Gesellschafter befragen lassen. Eine aussagebereite Drittperson kann ein Beweismittel sein; was die steuerpflichtige Person selbst der Behörde sagt, sind Tatsachenbehauptungen, und ihr Beweiswert ist in der Regel gering.
Auch nach der Darstellung der Gesellschaft brauchte es Rapporte. Die Gesellschaft brachte vor, der zweite Lieferant habe ihr eigentlich Personal ausgeliehen. Auch dann, so das Bundesgericht, wären Rapporte nötig gewesen, um die Arbeiten buchhalterisch zuzuordnen und gegebenenfalls weiterzuverrechnen.
Eine Gesellschaft entscheidet, wofür sich eine Ausgabe lohnt. Nachweisen muss sie trotzdem, dass sie erhalten hat, wofür sie bezahlt hat.
Was aufzubewahren ist, bevor jemand fragt
- Belegen Sie die Leistung, nicht nur die Rechnung.
Auftrag oder Offerte, die Korrespondenz, eine Beschreibung, was wann getan wurde, Rapporte, wo nach Stunden abgerechnet wird, und das Ergebnis. Ein schriftlicher Vertrag ist nicht nötig, aber etwas muss zeigen, dass der Auftrag bestand und ausgeführt wurde.
- Achten Sie darauf, dass die Rechnung sagt, was und wann.
Ein Pauschalbetrag mit allgemeiner Bezeichnung und ohne Zeitraum lässt sich nicht prüfen und nicht dem richtigen Geschäftsjahr zuordnen.
- Prüfen Sie, ob der Lieferant die Arbeit leisten konnte.
Wann er gegründet wurde, ob er Personal hat, was er tut. Ein Lieferant, der erst nach Beginn der Arbeiten gegründet wurde oder keinen Personalaufwand hat, wird Fragen auslösen.
- Zahlen Sie über die Bank.
Eine Barzahlung ist weder verboten noch automatisch nicht abzugsfähig. Aber eine Zahlung ohne Spur muss erklärt werden, und eine unerklärte spricht gegen die Gesellschaft.
- Behandeln Sie Nahestehende wie Dritte.
Leistungen eines Gesellschafters, eines Verwaltungsratsmitglieds oder einer von ihnen beherrschten Gesellschaft brauchen denselben Auftrag, dieselbe Beschreibung und einen Preis, den unabhängige Dritte vereinbaren würden. Wird der Abzug verweigert, kann die Behörde die Zahlung zudem als geldwerte Leistung an den Gesellschafter behandeln, und die Folgen reichen dann über die Gewinnsteuer hinaus.
- Verlassen Sie sich nicht auf die Prüfung einer anderen Behörde.
Die Suva, die Unfallversicherung, hatte einen Teil der Zahlungen als Löhne der Gesellschaft behandelt. Das beantwortete die steuerliche Frage nicht, die allein nach Steuerrecht zu beurteilen ist, und die Gesellschaft hatte das Begleitschreiben mit der Begründung der Suva nicht eingereicht.
- Sammeln Sie die Belege während des Jahres.
Arbeiten, die viele Monate zurückliegen, sind schwer zu rekonstruieren, besonders mit externen Lieferanten und mehreren Projekten gleichzeitig.
Für die Kantons- und Gemeindesteuern gilt dieselbe Regel, weil das Harmonisierungsgesetz sie jedem Kanton vorschreibt (Art. 24 Abs. 1 Bst. a StHG); hier verwies das Bundesgericht einfach auf seine Erwägungen zur direkten Bundessteuer.
Die Belege, die einen solchen Fall entscheiden, entstehen während des Jahres, bei denen, die die Arbeit bestellen, prüfen und bezahlen. Wir führen die Buchhaltung während des Jahres und erstellen Jahresrechnung und Steuererklärung, und zu dieser Arbeit gehört es, vor dem Abschluss zu fragen, ob sich jeder wesentliche Aufwand gegenüber einer nachfragenden Behörde belegen liesse.
Quellen
Bundesgericht, Urteil 9C_604/2025 vom 28. August 2026, auf Beschwerde gegen den Entscheid des Verwaltungsgerichts des Kantons Thurgau VG.2024.136/E vom 25. Juni 2025.
Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG, SR 642.11), Art. 57 und 58. Bundesgesetz über die Harmonisierung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinden (StHG, SR 642.14), Art. 24. Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 645.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Ob ein Aufwand abzugsfähig ist, hängt vom Sachverhalt des Einzelfalls und von den verfügbaren Belegen ab.
Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen mit Stand des Veröffentlichungsdatums. Er ist keine Beratung im Einzelfall; die Behandlung einer konkreten Struktur hängt von deren Sachverhalt ab.
Eine Steuerprüfung steht an.
Sagen Sie uns, welche Jahre und welche Aufwendungen geprüft werden, und wir sagen Ihnen, was sich noch belegen lässt.